Optimizing archival management through an internship program at Sekretariat Jenderal DPR RI
Abstract
Archival management plays an important role in supporting administrative functions in government institutions. However, it often faces various challenges, particularly in managing inactive dynamic records that are infrequently used but may need to be retrieved when required. This community service aims to analyze the optimization of archival management through an internship program undertaken by students in the archival field at the Sekretariat Jenderal DPR RI. The study employed a qualitative descriptive approach using observation, documentation, and literature review. The findings indicate that students actively contributed to archival management, particularly in records arrangement, archival media conversion, archival handling, data entry via the Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) website, and the development of innovative projects through information repackaging. The conclusion indicates that the internship program makes a positive contribution to archival management within the institution. Despite several technical constraints, the internship activities were conducted effectively and provided students with new insights and skills in the field of archives. To enhance the effectiveness of future archival management, this community service recommends harmonizing archival guidelines and increasing attention to the physical condition of records to prevent damage.
Abstrak
Pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi pada lembaga pemerintahan. Namun, pengelolaan arsip masih sering menghadapi berbagai kendala, khususnya dalam mengelola arsip dinamis inaktif yang frekuensi penggunaannya jarang, tetapi sewaktu-waktu dapat dicari kembali ketika dibutuhkan. Pengabdian ini bertujuan untuk menganalisis optimalisasi pengelolaan arsip melalui kegiatan magang yang dilakukan oleh mahasiswa pada bidang kearsipan di Sekretariat Jenderal DPR RI. Metode yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif melalui observasi, dokumentasi, serta studi pustaka. Temuan pengabdian menunjukkan bahwa mahasiswa berkontribusi aktif dalam pengelolaan arsip, terutama dalam penataan arsip, alih media arsip, manuver arsip, penginputan arsip melalui website (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) SIKN, serta pembuatan proyek inovasi berupa kemas ulang informasi. Kesimpulan menunjukkan bahwa program magang memberikan kontribusi positif dalam mendukung pengelolaan arsip pada lembaga terkait. Meskipun terdapat beberapa kendala teknis, kegiatan magang terlaksana secara efektif dan memberikan wawasan serta keterampilan baru di bidang kearsipan bagi mahasiswa. Dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip ke depannya, pengabdian ini merekomendasikan agar lembaga terkait menyelaraskan pedoman kearsipan yang digunakan serta meningkatkan perhatian terhadap kondisi fisik arsip guna mencegah kerusakan.
Kata Kunci: arsip dinamis inaktif; pengelolaan arsip; program magang mahasiswa; SIKN
Keywords
References
Andhika, D. B., & Irawati, Y. E. (2023). Strategi pemeliharaan arsip dinamis inaktif melalui alih media. Information Science and Library, 4(1), 1-9.
Anggraeni, R., & Novianti, L. (2025). Optimalisasi pengelolaan arsip nota jurnal di KSP Citra Mandiri Jawa Barat sebagai upaya meningkatkan efisiensi administrasi. Solusi: Jurnal Pengabdian pada Masyarakat, 1(1), 39-47.
Arwana, N. Y., Batubara, A. K., & Fathurrahman, M. (2024). Alih media arsip sebagai upaya preservasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Labuhanbatu Utara. Jurnal Pendidikan, Bahasa dan Budaya, 3(2), 1-17.
Atmaja, N. P. C. D., & Yanti, P. E. (2024). Optimalisasi pengelolaan arsip dokumen dan penataan lingkungan kerja fisik dalam upaya meningkatkan efektivitas pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Gianyar. Prosiding Seminar Nasional Pengabdian Masyarakat (Senema), 3(1), 160-165.
Darmansah, T., Aulia, I. N., Yasmin, S., Sufni, N., & Ubaidillah, M. (2024). Urgensi pengelolaan kearsipan surat masuk dan keluar. Algebra: Jurnal Pendidikan, Sosial dan Sains, 4(2), 25-34.
Darmansah, T., Nur, A. M., Suryadi, H. S., & Nurarfiansyah, L. T. (2024). Tantangan dan solusi dalam pengelolaan arsip di era digital. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Digital, 2(1), 16-20.
Devianto, Y., & Sukowo, B. (2023). Alih media arsip dengan metode feature extraction dan template matching. Jatisi (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), 10(2), 355-363.
Fatkhuriza, O., & Putra, P. (2024). Pengolahan arsip dinamis inaktif di lingkungan Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi Jawa Barat. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1-11.
Fu'adah, A. A., Sholihah, N., & Masthuroh, M. (2022). Pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi pada bagian tata usaha di madrasah aliyah negeri. Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 3(1), 57-69.
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555-568.
Hayatunnufus, A. B. (2025). Archival service practices at Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(2), 653-664.
Ikrimah, A. L. M., & Setiawati, L. (2023). Sistem pengelolaan arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sukabumi. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 16(1), 100-114.
Jamilah, A., & Pahlevi, T. (2021). Pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep. Journal of Office Administration: Education and Practice, 1(2), 235-248.
Lestari, A. A., Meditamar, M. O., & Anwar, K. (2022). Peran mahasiswa dalam pengelolaan data kearsipan dan kualitas pelayanan di Nagari Bukit Buai Tapan. Rangguk: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 2(1), 6-12.
Lolytasari, L., & Dirsanala, A. (2023). Digitalisasi arsip dalam mendukung pelaksanaan e-government. Shaut Al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, 15(1), 18-30.
Mulyapradana, A., Anjarini, A. D., & Hermanto, N. (2021). Pengelolaan arsip dinamis inaktif di lembaga pendidikan sekolah menengah kejuruan. Jurnal Khatulistiwa Informatika, 5(1), 60-68.
Nabila, N. (2025). The digitization of cassette archives in the House of Representatives of the Republic Indonesia. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(1), 47-56.
Pasha, B. M., & Pribadi, J. D. (2025). Strategi menyusun manuver arsip yang efektif di Dispusdik Malang. Al-Mikraj: Jurnal Studi Islam dan Humaniora, 5(2), 1786-1798.
Putri, A. A., & Rodiah, S. (2025). Preservasi preventif arsip dinamis inaktif melalui pemberkasan arsip di record center Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Abdi Pustaka: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan, 5(2), 146-157.
Putri, S. A., Sukaesih, S., Sujana, L. R. (2023). Optimalisasi pengelolaan arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan Digital (SIKENDI) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. JIIPK: Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 11(2), 22-28.
Rahmawati, I., Lestari, H., & Nuraida, S. (2025). Optimalisasi pengelolaan arsip fisik dan digital di sekolah dalam era transformasi digital. Jurnal Sahid Mengabdi: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 4(1), 19-26.
Raudah, S., & Radawiyah, R. (2023). Pengaruh pengelolaan arsip terhadap kinerja pegawai di kantor pertahanan Kabupaten Balangan. Jurnal Bisnis dan Pembangunan, 12(1), 64-72.
Rismawati, F. I., & Lestari, Y. (2023). Analisis pengelolaan arsip dinamis di bagian hukum dan kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan (Inovant), 1(2), 270-282.
Rizki, Y. A., & Putra, P. (2025). Pengelolaan arsip statis di dinas perpustakaan dan kearsipan Kota Surabaya. Journal of Education and Humanities (JEH) Terekam Jejak, 1(3), 92-115.
Saputro, R. A., & Fitri, M. (2021). Pemanfaatan foto dan arsip sebagai sumber pembelajaran sejarah. Kalpataru: Jurnal Sejarah dan Pembelajaran Sejarah, 7(2), 126-134.
Satyahadewi, N., Warsidah, W., & Nabil, I. N. (2024). Pelatihan aplikasi Mendeley sebagai manajemen referensi bagi mahasiswa peserta magang dan studi independen bersertifikat. Journal of Community Development, 4(3), 271-277.
Setiawati, L., Hadiapurwa, A., Santoso, B., Nugraha, H., & Rusli, R. P. (2024). Importance-performance analysis of SINERGI UPI website user satisfaction. Jurnal Edutech Undiksha, 12(1), 20-27.
Sholeha, A., & Widagdo, H. H. (2025). Peran mahasiswa magang MBKM dalam mendukung layanan administrasi divisi umum kepegawaian BPPRD Kota Palangka Raya. ARDHI: Jurnal Pengabdian dalam Negri, 3(3), 116-125.
Sobri, M., & Umar, U. (2023). Peran mahasiswa kampus mengajar angkatan empat dalam membantu penataan administrasi sekolah di SDN 3 Pejanggik. Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, 9(8), 360-366.
Sundari, A. A., & Lawanda, I. I. (2023). Analisis proses pengelolaan arsip dinamis inaktif pada unit kearsipan Kementerian CX. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan, 25(2), 67-81.
Triana, S. S., & Putra, R. A. (2023). Peran arsiparis sebagai agen dalam upaya menegakkan gerakan nasional sadar tertib arsip di lembaga perlindungan saksi dan korban. Fihris: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 18(1), 39-57.
Trisna, N. V. R., & Husna, J. (2025). Digitalisasi arsip inaktif: Studi kasus penerapan SIKD pada unit kearsiapan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. Information Science and Library, 6(2), 45-51.
Yulianti, R. A., & Kusuma, Y. B. (2024). Strategi digitalisasi arsip di balai monitor spektrum frekuensi radio kelas 1 Pekanbaru. Jurnal Media Akademik (JMA), 2(12), 1-8.
Zuliyanti, F. (2021). Pengolahan arsip dinamis inaktif sebagai upaya efektivitas dan efisiensi temu kembali arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Informatio: Journal of Library and Information Science, 1(3), 241-258.
DOI: https://doi.org/10.17509/dedicated.v3i2.95040
Refbacks
- There are currently no refbacks.
Copyright (c) 2025 Najwa Nabila
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat)
Published by Faculty of Educational Sciences - Universitas Pendidikan Indonesia
in collaboration with Himpunan Pengembang Kurikulum Indonesia (HIPKIN)
Gedung FIP UPI Lt. 3 Jl. Dr. Setiabudhi Bandung 40154
Indexed By:
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat) on Google Scholar