Archival service practices at Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung
Abstract
Archives, in their use within institutions, have evolved from physical to digital formats. This indicates that the archival system must be more organized, more effective, and Information Communication and Technology (ICT)-based, particularly in organizing auction minutes and in archival borrowing and return services. Librarian Professionalism Internship Program aims to provide direct learning experiences for students and to enhance the effectiveness of archival management at partner agencies. This activity was conducted as a one-semester internship at the Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) in Bandung. The methods employed span the pre-implementation and implementation stages, with a hands-on field approach that includes data collection, data structuring, archival numbering, archival services, and the application of ICT. The findings indicate that the use of spreadsheet-based databases, Google Forms for archival borrowing, barcode creation, and archival shelf numbering can increase information retrieval efficiency, facilitate archive monitoring, and reduce the burden of manual record-keeping. This activity provides dual benefits, namely improving student competence and optimizing archive management at KPKNL Bandung.
Abstrak
Arsip dalam penggunaannya di sebuah instansi mengalami berbagai macam perkembangan mulai dari arsip yang berbentuk fisik hingga arsip yang berbentuk digital. Hal tersebut menandakan bahwa sistem kearsipan harus lebih tertata, efektif, dan berbasis Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) khususnya dalam pengorganisasian arsip risalah lelang serta layanan peminjaman dan pengembalian arsip. Librarian Professionalism Internship Program bertujuan untuk memberikan pengalaman belajar langsung kepada mahasiswa sekaligus membantu meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip di instansi mitra. Kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk kegiatan magang satu semester di Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung. Metode yang digunakan meliputi tahapan pra-pelaksanaan dan pelaksanaan, dengan pendekatan praktik langsung di lapangan yang mencakup pendataan, penataan, penomoran arsip, layanan arsip, serta penerapan TIK. Temuan dari kegiatan ini menunjukkan bahwa penerapan database berbasis spreadsheet, penggunaan Google Form untuk peminjaman arsip, pembuatan barcode dan penomoran rak arsip mampu meningkatkan efisiensi temu balik informasi, mempermudah pemantauan arsip, serta mengurangi kendala pencatatan manual. Kegiatan ini memberikan manfaat ganda, yaitu peningkatan kompetensi mahasiswa dan optimalisasi pengelolaan arsip di KPKNL Bandung.
Kata Kunci: arsip; layanan arsip; pengelolaan arsip
Keywords
References
Anisah, A., Wahyuningsih, D., Helmud, E., Suwanda, T., Romadiana, P., & Irawan, D. (2021). Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip digital. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer), 10(3), 419-425.
Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis pengelolaan arsip di kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 9(2), 439-453.
Blanke, T. (2024). Reassembling digital archives—strategies for counter-archiving. Humanities and Social Sciences Communications, 11(1), 1-12.
Colavizza, G., Blanke, T., Jeurgens, C., & Noordegraaf, J. (2021). Archives and AI: An overview of current debates and future perspectives. ACM Journal on Computing and Cultural Heritage (JOCCH), 15(1), 1-15.
Darmansah, T., Nur, A. M., Suryadi, H. S., & Nurarfiansyah, L. T. (2024). Tantangan dan solusi dalam pengelolaan arsip di era digital. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Digital, 2(1), 16-20.
Delfia, D., Johan, R. C., Setiawati, L., Hadiapurwa, A., Ardiansah, A., & Nugraha, H. (2022). Penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) oleh sivitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 6(1), 69-77.
Firmansyah, D., & Ernawati, S. (2023). Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip kerja sama pada PT. Kelola Teknologi Informasi. Bios: Jurnal Teknologi Informasi dan Rekayasa Komputer, 4(2), 54-64.
Fu’adah, A. A., Sholihah, N., & Masthuroh, M. (2022). Pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi pada bagian tata usaha di Madrasah Aliyah Negeri. Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 3(1), 57-69.
Hartono, B., Danang, D., & Tofik, M. (2021). Sistem informasi arsip digital kartu catatan siswa berbasis web. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 12(2), 1-11.
Hawkins, A. (2022). Archives, linked data and the digital humanities: Increasing access to digitised and born-digital archives via the semantic web. Archival Science, 22(3), 319-344.
Husnita, T. J., & Kesuma, M. E. K. (2020). Pengelolaan arsip sebagai sumber informasi bagi suatu organisasi melalui arsip manual dan arsip digital. Jurnal El-Pustaka, 1(2), 27-41.
Jaillant, L., & Rees, A. (2023). Applying AI to digital archives: Trust, collaboration and shared professional ethics. Digital Scholarship in the Humanities, 38(2), 571-585.
Lestari, A. D. (2022). Pemanfaatan teknologi informasi pada pengelolaan arsip dinamis di bidang pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar. Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 4(2), 13-23.
Li, J., & Wang, J. (2025). Intelligent archive management based on deep learning technology driven by artificial intelligence. IEEE Access, 13(1), 42377-42387.
Midriyan, A., Rahmawati, R., & Apriliyani, N. V. (2024). Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (SIMARDI) pada pengelolaan arsip. Karimah Tauhid, 3(8), 9368-9380.
Nabila, N. (2025). The digitization of cassette archives in the House of Representatives of the Republic Indonesia. Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat), 3(1), 47-56.
Naja, S., & Akbar, R. (2024). Sistem informasi pengelolaan arsip digital pada kantor Dinas Pertanian Provinsi Aceh berbasis web. Jurnal Sistem Komputer (Siskom), 4(2), 60-71.
Nasrullah, M., Amalia, D. S., & Arhas, S. H. (2023). Effectiveness of archive arrangement in the Barru Regency Regent’s Office. Pinisi Journal of Education and Management, 2(3), 307-315.
Octaviona, E., Kesuma, M., & Basyori, A. (2023). Kesiapan arsiparis menggunakan e-arsip dalam tata kelola kearsipan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Raden Intan Lampung. Jurnal El-Pustaka, 1(1), 86-99.
Oktaviana, R. S., Kurniawati, L., Putri, S. A., & Utami, L.A. (2024). Pelatihan penggunaan appsheet untuk pengelolaan arsip digital organisasi di JPRMI DKI. Jurnal Pengabdian Kolaborasi dan Inovasi IPTEKS, 1(2), 1040-1046.
Putri, F. A. (2022). Peran arsiparis dalam pengelolaan otomasi arsip di era digital. Abdi Pustaka: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan, 2(2), 53-57.
Ratnasari, T., & Rohmad, R. (2024). Peningkatan kemampuan administrator dalam pengelolaan arsip dinamis berbasis teknologi informasi MTS Negeri 2 Mejobo Kudus. Dharmakarya: Jurnal Aplikasi Ipteks untuk Masyarakat, 13(2), 260-267.
Raudah, S., & Radawiyah, R. (2023). Pengaruh pengelolaan arsip terhadap kinerja pegawai di Kantor Pertahanan Kabupaten Balangan. Jurnal Bisnis dan Pembangunan, 12(1), 64-72.
Sakir, A. R. (2024). Tinjauan literatur: Pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan mutu pelayanan publik. Jurnal Administrasi Publik dan Bisnis, 6(2), 165-171.
Sari, M. P. (2025). Memanfaatkan teknologi untuk penyimpanan arsip. Senandika: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 1(1), 47-52.
Sari, R. S. F., & Putra, R. S. (2022). Literature review sistem pengelolaan arsip di kantor Kelurahan Keboledan Kecamatan Wanasari Kabupaten Brebes. Mizania: Jurnal Ekonomi dan Akuntansi, 2(1), 116-126.
Setiawati, L., Aulia, E. S., Johan, R. C., Hadiapurwa, A., & Ardiansah, A. (2022). Studi analisis website Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Pendidikan Indonesia dengan metode webqual 4.0. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 15(1), 84-97.
Styowati, R. A., & Handayani, N. S. (2024). Implementasi penggunaan aplikasi Simanis dalam pengelolaan arsip di kantor Desa Ngrejo Kecamatan Bakung Kabupaten Blitar. Jurnal Pustaka Budaya, 11(2), 88-98.
Sumarsono, R. B., Kusumaningrum, D. E., Zulkarnain, W., Prestiadi, D., Ubaidilah, E., Bhayangkara, A. N., & Indrawanto, D. W. (2023). Pelatihan pengelolaan surat dan arsip berbasis teknologi informasi bagi tenaga administrasi sekolah dasar. Abdimas Pedagogi: Jurnal Ilmiah Pengabdian Kepada Masyarakat, 6(2), 128-134.
Syukriah, S., Rosdiana, R., Asran, A., & Yusuf, E. (2024). Pendampingan teknologi informasi berkelanjutan dalam peningkatan pengembangan digitalisasi dibidang pelayanan publik dan kearsipan. Jurnal Malikussaleh Mengabdi, 3(1), 121-129.
Tabina, G. (2024). Analisis sistem pengelolaan arsip inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Student Scientific Creativity Journal, 2(1), 48-62.
DOI: https://doi.org/10.17509/dedicated.v3i2.95037
Refbacks
- There are currently no refbacks.
Copyright (c) 2025 Alifa Baiduri Hayatunnufus
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat)
Published by Faculty of Educational Sciences - Universitas Pendidikan Indonesia
in collaboration with Himpunan Pengembang Kurikulum Indonesia (HIPKIN)
Gedung FIP UPI Lt. 3 Jl. Dr. Setiabudhi Bandung 40154
Indexed By:
Dedicated: Journal of Community Services (Pengabdian kepada Masyarakat) on Google Scholar